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  • 年會流程策劃及預算

      年會作為公司年末的重要活動,一定要舉辦的有聲有色,那么怎么才能策劃出一場趣味性的年會活動呢?下面小編就為大家分享一下年會策劃流程以及策劃預算
     

    一、年會流程策劃

      (一)、確定年會主題

      一年一度的企業年會,承載著所有員工和老板的需求,主題自然是十分重要的。如果主題不明白,必將影響到詳細的策動與施行。主題的策動,理當按照公司的經營方針、經營計謀、經營狀態,同時斟酌企業文明和內部市場等身分來確定。

      (二_、明確6個操縱流程

      按照確定的年會主題,策劃整個年會的流程,一般來講年會流程包括以下6個方面:

      1.回首與預測。這是老板最為關注的一個問題,是企業的年度工作總結也是新年展望。通常為企業帶領發言。即對市場情勢的闡發回首,同時,對一年來企業所獲得的經業務績進行總結,并對存在的問題進行分析,最后規劃下一年的目標計劃。

      2.帶領高朋致辭。一般來講,企業年會每每會約請幾個主管部分帶領或高朋,是以,年會上須約請他們致辭,讓員工感覺到來自其余方面臨企業的存眷,并以此發生一種驕傲感。

      3.良好員工表揚。這是年會的重頭戲,必定要策動好表揚情勢。

      4.吃團聚飯。會餐,是員工最為關注的話題,畢竟吃好玩好才是關鍵。所以作為在考慮資金的同時,盡可能辦的規格高一點。此外敬酒也是一項必要形式,是員工之間,員工與領導之間交流打氣的重要形式。

      5.抽獎送大禮。這是最沖動人心的關鍵和時刻。一般獎項可分品級,如特等獎、一等獎、二等獎······獎品可分為一部門現金(紅包),一部門物品,如彩電、冰箱、手機、MP3和其余日經常使用品等。

      6.員工合影紀念。這個關鍵是員工自覺的舉動,不少員工平常事情很少一塊兒交換,特別是分公司與總部的員工更是如斯。

      (三)、年會形式

      年會形式按主題內容來確定,可以整體進行,也可以分部進行。所謂整體進行,是指工作總結與計劃、優秀員工表彰、吃年夜團圓飯、春節晚會(聯歡會)和抽獎活動等一起連續進行,但要考慮時間的合理安排,這樣做可能會需要很長的時間。

      分部進行,是指總結與計劃和優秀員工表彰為一部分;吃年夜團圓飯、春節晚會(聯歡會)和抽獎活動等為一部分分別進行,這樣可能效果會更理想一些。

      (四)、年會實施

      一個好的策劃方案,最終的效果如何關鍵還在于方案的實施。企業年會的具體實施可以從以下方面著手:

      1、年會場地選擇與布置。

      2、聚餐菜譜與酒水安排。

      3、抽獎獎品選擇與采購。

      4、晚會節目組織與篩選。

      5、領導與嘉賓確定與邀請。

      6、主持人確定與培訓。

      7、年會項目人員確定與培訓。

      8、參會人員迎送住宿飲食安排。

      9、年會費用預算。

      (五)、年會總結

      年會結束后,別忘了對整個年會的實施進行及時地總結。除了好的一面,更多地要把存在的問題找出來,并對問題進行分析,以便來年的年會辦得更成功。

    二、年會策劃預算

      1、交通費用:

      (1)、年會期間交通費用--主要是會務地交通費用,包括住宿地至年會場地的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交。

      (2)、歡送交通及返程交通--包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

      2、年會室/廳費用:

      (1)、年會場地租金--通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施。

      (2)、會場布置費用--如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。

      (3)、年會設施租賃費用--此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。

      (4)、其他支持費用--這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。

      3、餐飲費用:年會的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于年會議程需要及年會目的。

      (1)、中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算--自助餐形式,按桌預算--圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。

      (2)、會場茶歇,此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

      (3)、聯誼酒會/舞會,事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認。

      (4)、酒水及服務費,通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦年會宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

      (5)、其他--點心、水果及調制色酒。

      4、視聽設備。除非在室外進行,否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:設備本身的租賃費用,通常按天計算設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理音源--主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理。

      5、演員及節目。通常可以選定節目后按場次計算--預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關--專場或包場除外。

      6、雜費。雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、年會策劃、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

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